Speicherung anwenderbezogener Daten

Bevor ein System wie IQ4docs eingesetzt wird, ist es häufig z.B. für den Betriebsrat eines Unternehmens interessant, welche persönlichen Daten in IQ4docs gespeichert werden und was nach dem Löschen dieser Daten passiert.

Wenn ein Anwender hinzugefügt wird - manuell oder durch einen Anwenderimport - können Sie zunächst steuern, welche Daten Sie zu einem Anwender erfassen möchten. Das Weglassen einiger Daten kann das Wegfallen einiger Funktionen in IQ4docs zur Folge habe (z.B. ist ohne E-Mail-Adresse kein Versand einer E-Mail zum Anwender möglich). Welche Daten zu einem Anwender gespeichert sind, können Sie im Detaildialog des Anwenders sehen, siehe Anwender anlegen.

Nach dem Löschen des Anwenders werden diese Daten vollständig aus IQ4docs entfernt.

Wenn ein Anwender Transaktionen durchführt, werden diese in IQ4docs gespeichert um später Reports ausführen zu können. Dies sind:

  • Anwendername
  • Login
  • Abteilung
  • Kostenstelle

Diese Daten werden beim Löschen eines Anwender nicht gelöscht, da sonst Reports verfälscht würden.

Möchten Sie nicht, dass in den Transaktionsdaten persönliche Daten erfasst werden, kann die Lizenzoption Anwenderkonten verwenden auf Nein eingestellt werden. Diese Einstellung verbietet es, Daten in den Transaktionen zu speichern, die einen eindeutigen Rückschluss auf den Anwender ermöglichen (eine Abrechnung auf Abteilungen oder Kostenstellen ist weiterhin möglich), siehe Lizenzierung .

Eine nachträgliche Änderung der Lizenzoption hat keinen Einfluss auf bereits gespeicherte Daten, d.h. es ist auch rückwirkend kein Rückschluss auf Anwender möglich.